FAQ - E-Mail

Häufig gestellte Fragen

Zur Übersicht

Wenn Sie möchten, dass Emails an eine nicht eingerichtete Email-Adresse Ihrer Domain ankommen bzw. abgelehnt werden sollen, so können Sie dies im Kundenmenü unter „Domain“ einstellen. Öffnen Sie dazu die Domain und beim Feld Catchall (de-)aktivieren Sie die Option. Bei der Aktivierung geben Sie bitte die Ziel-Email-Adresse ein, an die die Emails gesendet werden sollen.

Wir empfehlen, diese Option deaktiviert zu lassen, da das Spam-Aufkommen sich drastisch erhöhen kann. Spammer probieren oft, an fiktive Emailadressen irgendeiner Domain Emails zu senden.

Klicken Sie auf den Button „Ordner“ in der Symbol leiste am oberen Bildschirmrand. Sie haben nun die Möglichkeit, über das Menü „Aktion auswählen“ Ihre gewünschten Einstellungen vorzunehmen.

Links neben jedem vorhandenen Ordner wird eine Checkbox angezeigt. Darüber können Sie steuern, auf welche Ordner sich die gewählte Aktion auswirkt.

  • Öffnen Sie die MailApp von Windows 10
  • Klicken Sie auf „Konto hinzufügen“
  • Kontotyp: „Anderes Konto POP, IMAP“
  • Die App wird nun versuchen, die Einstellungen automatisch vorzunehmen. Wenn dies fehlschlägt, klicken Sie auf Abbrechen und klicken dann ganz unten auf „Erweitertes Setup“
  • Wählen Sie „Internet-Email“ als Kontotyp aus
  • Tragen Sie nun die folgenden Einstellungen ein:
    • Kontoname: Frei wählbar
    • Ihr Name: Tragen Sie Ihren Firmen- bzw. Vor- und Nachnamen ein
    • Posteingangsserver: sslmailpool.ispgateway.de
    • Kontotyp: Wählen Sie „IMAP“ oder „POP3“ (Hilfe?)
    • Benutzername: Ihre Email-Adresse
    • Postausgangsserver (SMTP): smtprelaypool.ispgateway.de
    • Ausgangsserver erfordert Authentifizierung: Ja
    • Denselben Benutzernamen und dasselbe Passwort zum Senden von Emails verwenden: Ja
    • SSL für eingehende Emails erforderlich: Ja
    • SSL für ausgehende Emails erforderlich: Ja

Klicken Sie hierzu im Kundenmenü auf „Email-Regeln“ und auf „Neue Regelvorlage“.

Im ersten Reiter „Allgemein“ legen Sie die Bezeichnung und die Beschreibung fest.

Im Reiter „Bedingungen“ definieren Sie die Bedingungen der Filterregel, die erfüllt sein müssen, damit eine eingehende Email gefiltert wird. Mit einem Klick auf einen der fettgedruckten Links können Sie die gewünschten Werte definieren. Bei Bedarf kann die Verknüpfung der Bedingungen gelöst werden – die Filterregel greift dann, sobald nur eine oder mehrere der definierten Bedingungen erfüllt sind.

Im Reiter „Aktionen“ legen Sie fest, welche Aktionen durchgeführt werden sollen, wenn eine Email gefiltert wird. In der Regelvorlage definierte Aktionen können bei aus der Vorlage abgeleiteten Regeln bei Bedarf nachträglich geändert werden. Die Regelvorlage kann auch ohne Aktionen erstellt werden, eine Definition der Aktionen erfolgt in diesem Fall erst bei Erstellen einer Regel aus der Vorlage.

Im Reiter „Ausnahmen“ legen Sie fest, für welche Emails die Regl nicht greifen soll. Bereits das Zutreffen einer Ausnahme sorgt dafür, dass die Regel nicht greift. Beachten Sie bitte, dass ein Bearbeiten der Ausnahmen bei aus der Vorlage abgeleiteten Regeln nicht möglich ist. Hierzu ist das Editieren der Vorlage selbst notwendig und die durchgeführten Änderungen wirken sich automatisch auf alle abgeleiteten Regeln aus.

Mit den o.g. McDomain-Webmail-Interfaces können Sie alle bei McDomain eingerichteten Email-Accounts abrufen und verwalten. Email-Weiterleitungen können damit nicht bearbeitet werden.

Um das Webmail-Interface (Horde) zu personalisieren klicken Sie bitte nach dem Einloggen auf „Einstellungen“. Sie finden dort folgende Punkte für die Konfiguration:

  1. Persönliche Angaben: Ändern Sie den Namen, die Email-Adresse oder die Signatur, die die Empfänger Ihrer Emails sehen, wenn diese Ihre E-Mails lesen oder darauf anworten.
  2. Sprache: Wählen Sie die Sprache, in der die Menüeinträge, Erklärungen und die Hilfe angezeigt werden sollen.
  3. Zeitzone: Stellen Sie Ihre Zeitzone ein.
  4. Nachrichten löschen und verschieben: Legen Sie fest, was nach dem Löschen und Verschieben von Nachrichten passieren soll.
  5. Wartungsaufgaben: Legen Sie fest, welche Wartungsarbeiten bei der Webmail-Anmeldung durchgeführt werden sollen.
  6. Anzeige-Einstellungen: Ändern Sie die Einstellungen für die Anzeige, z.B. wie viele Nachrichten pro Seite angezeigt werden und wonach die Nachrichten sortiert werden sollen.
  7. Neue Nachricht: Legen Sie fest, wie neue Nachrichten erstellt werden und wo Entwürfe gespeichert werden sollen.
  8. Adressbücher: Wählen Sie die Adressbücher zum Suchen nach und hinzufügen von neuen Adressen aus.

Um eine neue Nachricht zu erstellen klicken Sie auf „Neue Nachricht“. Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie dort in den entsprechenden Feldern die Empfängeradresse(n), den Betreff, den Nachrichtentext und wenn gewünscht einen Anhang an. Nach einem Klick auf den Button „Senden“ wird die Nachricht versandt.

Leere Liste

Die Headerzeilen von E-Mails enthalten eine große Fülle an Informationen. Über die Mailfilterart „Leere Liste“ haben sie die Möglichkeit, neben den standardmäßig zur Verfügung stehenden Mailfilterarten eine Filterliste ohne Vorgaben anzulegen, um über die anschließende weitere Konfiguration selbst Filterkriterien festzulegen, nach welchen Ihre E-Mails gefiltert werden sollen.

SpamAssassin-Filter

Bei SpamAssassin handelt es sich um eine auf dem Server installierte Software, welche eingehende E-Mails auf dem Mailserver analysiert und anhand von ca. 300 Kriterien überprüft, ob und in welchem Maße eine E-Mail als Spam zu betrachten ist. Als Ergebnis dieser Analyse werden E-Mails mit einem so genannten Spam-Level versehen. Je höher der Spam-Level einer E-Mail ist, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es sich bei der E-Mail um Spam handelt.

Über den SpamAssassin-Filter haben Sie die Möglichkeit, eigene SpamAssassin-Filter mit einem einstellbaren Wert zwischen 0 und 20 einzurichten. Diese SpamAssassin-Filter reagieren auf E-Mails, die mit einem Spam-Level ab dem von Ihnen eingestellten Wert versehen sind.

Viren-Filter

Neben der Suche nach SPAM erfolgt auch eine automatische Überprüfung eingehender E-Mails auf Viren. Es werden hierbei alle eingehenden E-Mails mit einer kontinuierlich aktualisierten Software auf Viren untersucht und wie Spam-Mails mit einem entsprechenden Header-Eintrag markiert. Durch die Aktivierung der Virenfilter über Ihr Kundenmenü können Sie festlegen, dass E-Mails, welche Viren bzw. Würmer enthalten, entsprechend gefiltert werden sollen. Beachten Sie hierbei jedoch bitte, dass der Viren-Filter trotz aktueller Software keinesfalls eine lokale Überprüfung Ihrer E-Mails auf Viren ersetzen kann.

DNSRBL-Filter

Jede E-Mail wird anhand von so genannten Blacklist-Kriterien überprüft. Blacklists sind Datenbanken, in welchen Server, die eindeutig als Quelle von Spam identifiziert werden konnten, aufgeführt sind. Wenn Sie über das Kundenmenü eine Blacklist-Filterung von E-Mails eingestellt haben, werden diese E-Mails automatisch abgelehnt.

Da die Verlässlichkeit dieser Blacklists hierbei natürlich äußerst wichtig ist, haben wir hierzu mehr als 150 Datenbanken sehr ausgiebig getestet und uns letztendlich für die Verwendung von zwei der renommiertesten Blacklists – „Spamhaus“ und „ORDB“ – entschieden.

Weitergehende Informationen zur Spamhaus-Blacklist können Sie auf der Spamhaus Webseite nachlesen:http://www.spamhaus.org/sbl/

Weitergehende Informationen zur ORDB-Blacklist können Sie auf der ORDB Webseite nachlesen: www.ordb.org

Absender-Filter

Über den Absender-Filter haben Sie die Möglichkeit, Filter zu definieren, die auf die E-Mail Adresse des Absenders reagieren. Dieser Filter ist z.B. vor allem dann sinnvoll, wenn Sie sehr viel unerwünschte E-Mails von einer bestimmten E-Mail Adresse erhalten.

Betreff-Filter

Betreff-Filter sind Filter, die auf Angaben in der Betreffzeile von E-Mails reagieren. Wenn Sie z.B. häufig Spam mit einer ähnlichen Betreffzeile erhalten, in der sich ein Wort oder ein Begriff befindet, welcher in normalen E-Mails nicht auftaucht, haben Sie über den Betreff-Filter die Möglichkeit festzulegen, was mit diesen E-Mails geschehen soll.

Wenn Sie Emails ungesichert abrufen und versenden möchten, dann lauten die Konfigurationsdaten wie folgt:

Posteingangsserver für POP3:

pop3.domain.de (Port: 110)

Posteingangsserver für IMAP:

imap.domain.de (Port: 143)

Postausgangsserver:

smtp.domain.de (Port: 25)

Für eine verschlüsselte Verbindung (empfohlen) nutzen Sie bitte folgende Konfigurationsdaten:

Posteingangsserver für POP3:

sslmailpool.ispgateway.de (Port: 995)

Posteingangsserver für IMAP:

sslmailpool.ispgateway.de (Port: 993)

Postausgangsserver:

smtprelaypool.ispgateway.de (Port 465)

Benutzername: Ihre Email-Adresse

Passwort: wie von Ihnen bei der Einrichtung vergeben

Um sich in das jeweilige Interface einzuloggen verwenden Sie einfach eine Ihrer im Kundenmenü eingerichteten Email-Adressen und das dazu gehörende Passwort, welches Sie bei der Einrichtung des Email-Postfaches vergeben haben.

Ja, Sie können z.B. bei einer versehentlichen Löschung auf die Datensicherung der letzten 3 Nächte zurückgreifen. Das heißt, wenn Sie heute eine Email gelöscht haben, die gestern in das Postfach kam, können wir den Datenbestand für dieses Postfach für Sie bereitstellen. Löschungen von Emails die am selben Tag kamen und gelöscht wurden können wir leider nicht wiederherstellen, da die Sicherungen immer nachts einmal erfolgen. Wenden Sie sich für eine Wiederherstellung bitte an den Support.

Sie finden das McDomain-Webmail unter webmail.mcdomain.de Als Software wird hier „Horde“ verwendet.

Nutzer von Roundcube finden unter roundcube.mcdomain.de eine alternative Webmail-Software.

Welche Email-Software Sie nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Beide eignen sich zum Email lesen, schreiben und verwalten. Beide können auch parallel genutzt werden.

  • Gehen Sie auf das Register „Datei“ -> „Konto hinzufügen“ (bei Kontoinformationen)
  • Wählen Sie „Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen“ -> Weiter
  • Wählen Sie „POP oder IMAP“ -> Weiter
  • Konfigurieren Sie nun wie folgt:
    • Ihr Name: Tragen Sie Ihren Namen ein, welcher als Absender beim Empfänger angezeigt wird
    • Email-Adresse: Geben Sie hier die Email-Adresse ein
    • Kontotyp: Wählen Sie „POP“ oder „IMAP“ (Hilfe?)
    • Posteingangsserver: sslmailpool.ispgateway.de
    • Postausgangsserver: smtprelaypool.ispgateway.de
    • Benutzername: Tragen Sie Ihre neue Email-Adresse ein
    • Kennwort: Tragen Sie das Passwort ein, dass Sie bei der Einrichtung im Kundemenü verwendet haben
  • Klicken Sie nun auf „Weitere Einstellungen“:
    • Klicken Sie auf die Registerkarte „Postausgangsserver“ und wählen Sie hier bitte „Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung“ sowie „Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden“
    • Klicken Sie auf die Registerkarte „Erweitert“ und wählen beim „SSL“ beim Posteingangsserver sowie beim Postausgangsserver
    • Ändern Sie den Port beim Posteingangsserver 995 (POP3) bzw. 993 (IMAP)
    • Ändern Sie den Port beim Postausgangsserver auf 465
  • Bei Verwendung von IMAP: Ändern Sie den „Stammordnerpfad“ auf „INBOX“, um eventuell vorhandene Unterordner des Posteingangs angezeigt zu bekommen

Mailfilterfunktion

Neben der Definition der gewünschten Mailfilterart ist es bei der Einrichtung eines Mailfilters auch notwendig festzulegen, was mit den über die festgelegte Mailfilterart gefilterten E-Mails geschehen soll. Dies legen Sie über die Mailfilterfunktion fest. Folgende Mailfilterfunktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Whitelist: Immer zustellen

Wenn ein Filterkriterium der Whitelist zutrifft, wird die E-Mail auf jeden Fall zugestellt. Es werden keine weiteren Kriterien überprüft und eventuell bestehende Blacklists oder Weiterleitungen werden übersprungen. Whitelists sollten daher für vertrauensvolle Absender eingesetzt werden, von welchen Sie alle E-Mails auf jeden Fall erhalten möchten. Dies können z.B. Newsletter, Mailinglisten oder Freunde sein.

Blackhole: E-Mail sofort verwerfen

Wenn ein Blackhole-Filterkriterium zutrifft, wird die E-Mail automatisch sofort gelöscht. Weitere Filter wie beispielsweise Redirect oder AddHeader werden in diesem Fall nicht mehr berücksichtigt, weshalb diese Filterfunktion nur mit entsprechender Sorgfalt verwendet werden sollte. Beachten Sie bitte, dass bei einer Löschung von E-Mails keine Benachrichtigung an den Absender der E-Mail erfolgt!

Redirect: E-Mail weiterleiten

Die E-Mail wird automatisch an eine andere E-Mail Adresse des gleichen Auftrags weitergeleitet und die E-Mail wird mit einer zusätzlichen Header-Zeile versehen. Mit dieser Funktion können Sie z.B. gefilterte E-Mails sammeln um zu überprüfen, ob die eingerichteten Filter wie gewünscht funktionieren.

AddHeader: E-Mail markieren

Die E-Mail wird zugestellt und mit einer zusätzlichen Header-Zeile versehen. Dieser Eintrag im Header der E-Mail kann anschließend als Filterkriterium für das lokale Filtern der E-Mail mit Ihrem E-Mail Programm verwendet werden.

AddSubject: Betreff der E-Mail markieren

Die E-Mail wird zugestellt und die Betreffzeile der E-Mail wird vorne durch den Namen der Filterliste in eckigen Klammern erweitert. Mit dieser Funktion haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, eine lokale Filterung von E-Mails durch E-Mail Programme durchzuführen, die nicht auf Headerzeilen von E-Mails filtern können (z.B. Outlook Express).

Blacklist: E-Mail verwerfen

Wenn ein Filterkriterium der Blacklist zutrifft, wird die E-Mail verworfen und somit nicht zugestellt. Für unerwünschte E-Mails wie z.B. Spam oder Mailbomben sollte diese Funktion verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass bei einer Löschung von E-Mails keine Benachrichtigung an den Absender der E-Mail erfolgt!

Um Ihnen eine bessere Übersicht zu ermöglichen ist das McDomain-Webmail-Interface (Horde) in der Lage, Ihre Nachrichten zu Verwalten wie ein lokal installiertes Email-Programm. Dabei stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

  1. Markieren als:
    – Gelesen
    – Nicht gelesen
    – Wichtig
    – Nicht wichtig
    – Beantwortet
    – Nicht beantwortet
    – Gelöscht
    – Nicht gelöscht
    – Entwurf
    – Kein Entwurf
  2. Verschieben nach [Ordner]
  3. Kopieren nach [Ordner]

Um eine der oben genannten Aktionen auf eine oder mehrere Nachrichten anzuwenden, markieren Sie diese einfach mit Hilfe der Checkbox links neben den Nachrichten und wählen Sie danach die entsprechende Aktion.

Für jedes in Ihrem Kundenmenü eingerichtete Email-Konto steht Ihnen automatisch auch ein Webmail Account zur Verfügung. Sie müssen hierzu nichts weiter unternehmen.

  • Gehen Sie auf die Kachel „Mail“
  • Melden Sie sich zunächst mit Ihrem Microsoft Konto an, da es ohne Anmeldung leider nicht möglich ist, ein weitere Email-Konto unter Windows 8.x einzustellen. Sollten Sie noch kein Microsoft-Konto haben, müssen Sie bitte unterhalb den Link „Für ein Microsoft Konto registrieren“ anklicken und dem Verlauf folgen.
  • Öffnen Sie dann die Einstellungen von Mail in dem Sie die Windows-Taste und „C“ gleichzeitig auf der Tastatur drücken.
  • Klicken Sie „Konten“ und „Konto hinzufügen“
  • Klicken Sie „Anderes Konto“
  • Wählen Sie IMAP oder POP (Hilfe?)
  • Tragen Sie die neue Email-Adresse des Postfaches und das Passwort ein
  • Klicken Sie „Mehr Details anzeigen“ und tragen Sie folgendes ein:
    • Email-Adresse: Tragen Sie die Email-Adresse ein
    • Benutzername: Tragen Sie hier nochmals die Email-Adresse ein
    • Kennwort: Ihr selbst gewähltes Passwort
    • Posteingangsserver: sslmailpool.ispgateway.de
    • Port: 995 (bei POP3) oder 993 (bei IMAP)
    • Postausgangsserver (SMTP): smtprelaypool.ispgateway.de (Port: 465)
    • „Ausgangsserver erfordert SSL“
    • „Ausgangsserver erfodert Authentifizierung“
    • „Gleichen Benutzernamen und gleiches Kennwort zum Senden und Empfangen von Emails verwenden“

POP3 und IMAP sind 2 verschiedene Email-Protokolle.

Wenn Sie POP3 nutzen, werden die Emails auf dem Emailserver in der Regel nach dem Abholen gelöscht und auf Ihrem PC gespeichert. Bei regelmäßiger Abholung der Emails können Sie so relativ wenig Speicher pro Postfach beanspruchen.

Wenn Sie das IMAP-Protokoll verwenden, werden die Email nicht sofort vom Server gelsöcht. Vielmehr fragt Ihr Email-Programm zunächst nur die Betreff-Zeilen der neuen Emails im Postfach ab. Klicken Sie eine Email an, werden die Inhalte der Email nur zeitweise zur Ansicht heruntergeladen. Die eigentliche Email verbleibt auf dem Server. Vorteil ist, Sie können so von mehreren Endgeräten auf Emails zugreifen, die sonst verloren gängen. Zudem können Sie Emails in Unterodnern organisieren. Da Emails bei IMAP meist auf dem Server archiviert werden, erhöht sich der Speicherplatzbedarf.

Klicken Sie hierzu in der Symbolleiste am oberen Bildschirmrand auf „Adressbuch“. Sie haben nun verschiedene Einstellungen zur Verfügung.

  1. Liste: Dieser Menüpunkt listet Ihnen alle vorhandenen Adressbucheinträge auf.
  2. Hinzufügen: Bei einem Klick auf diesen Menüpunkt können Sie einen einzelnen Kontakt hinzufügen.
  3. Suche + Erweiterte Suche: Diese beiden Menüpunkte erlauben es Ihnen, Ihr Adressbuch nach bestimmten Kriterien zu durchsuchen.
  4. Import/Export: Über diesen Menüpunkt ist es möglich, Adressbücher in den McAc.net-Webmailer zu importieren oder vorhandene zu exportieren.
  5. Einstellungen: Verschiedene Einstellungen des Adressbuches
  6. Hilfe: Die Hilfefunktion des Adressbuches
  7. Webmail: Über diesen Button verlassen Sie das Adressbuch und kehren zurück in Ihr Webmail Interface.

Öffnen Sie die Email im Kundenmenü unter „Email“. Klicken Sie auf den Reiter „Autoresponder“. Hier können Sie eine automatische Benachrichtigung aktivieren, in dem Sie Beginn- und Enddatum sowie den Antworttext festlegen. Sobald eine Email an Ihre Email-Adresse gesendet wird, erhält der Absender eine automatische Email mit diesem festgelegten Text. Dies ist ideal, um beispielweise dem Absender mitzuteilen, dass die Email erst nach dem Urlaub bearbeitet wird.

Um eine Email an mehr als eine Person zu versenden, geben Sie deren Email Adressen in das „An:“, „CC:“, oder „Bcc:“ (nicht sichtbar für die Empänger) Feld an und trennen Sie diese mit Kommas („,“) von einander. Verwenden Sie bitte keine Semikolons („;“).

  • Klicken Sie bitte im Kundenlogin auf „Email“ und auf „Neue Email einrichten“.
  • Legen Sie nun den Namen der gewünschten Email-Adresse vor dem @-Zeichen fest und wählen Sie Ihre entsprechende Domain aus.
  • Klicken Sie auf „Weiter“.
  • Legen Sie die Postfachgröße fest (mind. 5 MB)
  • Legen Sie ein Passwort fest. Dies können Sie auch mit der Funktion für sichere Passwörter tun.
  • Optional:
    • Legen Sie fest, ob das Postfach auch unter anderen Email-Adressen erreichbar sein soll (Email-Aliase)
    • Legen Sie fest, ob zudem Emails noch an bis zu 20 weitere Email-Adressen weitergeleitet werden sollen
    • Legen Sie im Reiter Mailfilter noch fest, ob das Postfach vor Spam geschützt werden soll
    • Im Reiter „Autoresponder“ können Sie Emails automatisch zum Beispiel bei Abwesenheit mit Start- und Enddatum beantworten (Urlaubsabweisenheitsbenachrichtigung)
    • Im Reiter „SMS“ können Sie sich per SMS bei Eingang neuer Emails benachrichtigen lassen